Transparenzerklärung

Informationen nach Art. 14 DSGVO

Die datenschutzkonforme Verarbeitung ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Deshalb möchten wir Sie auf diesem Wege über einige grundsätzliche Aspekte der Verarbeitung Ihrer Daten informieren.

Datenverarbeiter

Verantwortliche Stelle

STB Ingenieure | Timm Hempel Marche Ruf Nolte | Ingenieure und Architekt PartGmbB, Ingenieurbüro für Bauwesen, Sonneberger Straße 15, 28329 Bremen, Tel.: (0421) 43636-0, Fax: (0421) 43636-99

Datenschutzbeauftragter

Prof. Ulf Glende, GLENDE.CONSULTING GmbH & Co. KG, Friedrich-Barnewitz-Str. 7, 18119 Rostock

info@glende-consulting.de

Verarbeitung bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können Identifikations- und/oder Kontaktdaten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihres Unternehmens sein, sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig. Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke, werbliche Ansprache per E-Mail), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. „Betroffenenrechte“). Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ggf. werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. BGB i. d. R. drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Organisation ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der HWK erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.

Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Grundsätzlich werden von uns keine Daten an ein Drittland übermittelt.

Verarbeitung in Zusammenhang mit Bewerbung und Beschäftigung

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Bewerbung

Mit Ihrer Entscheidung, sich auf diese Stelle zu bewerben, übermitteln Sie neben Ihren persönlichen Daten auch Informationen über Ihren schulischen und beruflichen Werdegang. Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen per E-Mail werden diese automatisch erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert. Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen noch persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digitalisieren wir diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen umgehend wieder zurück.

Unzulässige Inhalte

Sie sind allein für den Inhalt der eingestellten Texte verantwortlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine Dateianhänge mit Viren oder Würmern zusenden. Persönliche Daten, die Sie an uns übermitteln, sollten in der Regel folgendes nicht enthalten:

• Informationen über Krankheiten, eine eventuelle Schwangerschaft
• Informationen über ethnische Herkunft,
• politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
• Gewerkschaftszugehörigkeit und sexuelle Ausrichtung,
• diffamierende oder entwürdigende Informationen,
• Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.

Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen ("Unzulässige Inhalte"). Beachten sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit Unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden.

Beschäftigung

Zu den erforderlichen Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (v.a. Vor- und Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit), Ihre Kontaktdaten (v.a. private Anschrift, dienstliche Mobil- und Festnetznummer, E-Mail-Adresse), sonstige Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis, wie z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten, Steueridentifikationsnummer, Gesundheitsdaten und ggf. Vorstrafen) sowie Protokolldaten, die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallen.

Quellen der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden überwiegend direkt bei Ihnen erhoben. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften werden Ihre Daten teilweise aber auch bei anderen Stellen, wie z. B. dem Finanzamt zur anlassbezogenen Abfrage von steuerrelevanten Informationen, der Krankenkasse zur Information über Arbeitsunfähigkeitszeiten oder ggf. bei sonstigen Dritten, wie z.B. einer Stellenvermittlung oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) erhoben.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Bewerbung

Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich beim Verantwortlichen für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis verarbeitet. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 und 8 S. 2 BDSG. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse dabei, ist beispielsweise die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Beschäftigung

Die Datenverarbeitung dient überwiegend der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Maßgebliche Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO iVm. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem.

Art. 88 Abs. 1 DSGVO iVm. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem.

Art. 88 Abs. 1 DSGVO iVm. § 26 Abs. 2 BDSG (z.B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten

(§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 88 Abs. 1 DSGVO iVm. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 4 DSGVO iVm. § 26 Abs. 3 Satz 1 BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO iVm. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Bewerbung

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall. Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre). Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung aber weiterhin für uns interessant ist, fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenbesetzungen weiter vorhalten dürfen.

Beschäftigung

Die Speicherdauer der erhobenen Daten beschränkt sich auf das Beschäftigungsverhältnis. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten entsprechend der gesetzlichen bzw. behördlichen Aufbewahrungsfristen, die sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben, gespeichert und dann gelöscht. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei bzw. bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden, wenn Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können.

Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Bewerbung

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist zur Bearbeitung Ihrer bei uns eingegangenen Bewerbung erforderlich. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich des Verfahrens der Bewerbung für nicht relevante bzw. gesetzlich nicht erforderlicher Daten eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen.

Beschäftigung

Die Bereitstellung der oben genannten Daten (siehe „Kategorien personenbezogener Daten“) durch den Arbeitnehmer ist gesetzlich und kraft arbeitsvertraglicher Nebenpflichten vorgeschrieben sowie für den Abschluss bzw. die Durchführung des genannten Arbeitsvertrags im Sinne von Art. 13 Abs.2 lit. e DSGVO erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten wäre die ordnungsgemäße Durchführung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber nicht möglich.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, wie die Personalabteilung, die Buchhaltung, der Fachbereich, der Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung. Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich und übermitteln diese nicht an Dritte. Ggf. setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z. B. in den Bereichen EDV oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden. Außerhalb des Unternehmens übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Sozialversicherungsträger, die Krankenkasse, die Rentenversicherung, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Dienstleister, die für uns die betriebsärztliche und sonstige arbeitsmedizinische Betreuung übernehmen, die Agentur für Arbeit, die Berufsgenossenschaft, die Finanzbehörden, Unfall – und Haftpflichtversicherungen, Gerichte, Banken, zuständige Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung oder vermögenswirksame Leistungen gewährleisten zu können, Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen oder Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz.

Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Grundsätzlich werden von uns keine Daten an ein Drittland übermittelt.

Betroffenenrechte

Widerruf erteilter Einwilligung (Art. 7 DSGVO)

Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dabei die Rechtmäßigkeit der bis dato erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Weitere Rechte in Bezug auf Ihre Daten

Sie haben ferner das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragung Ihrer Daten.

Beschwerderecht

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen klären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Frau Dr. Imke Sommer, Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven, Tel.: +49 421 3612010 oder +49 471 5962010, E-Mail: office@datenschutz.bremen.de

Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.

Stand: August 2023